Foto di un Apostille

 

 

 

 

   Che cos'è un'Apostille?
Un'Apostille è un timbro speciale apposto da un'autorità che certifica che un documento è una copia conforme dell'originale. Le Apostille sono disponibili nei paesi firmatari della Convenzione dell'Aja riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, meglio nota come Convenzione dell'Aja. Tale convenzione, firmata nel 1961, sostituisce la lunga e laboriosa procedura della certificazione a catena in vigore fino ad allora, secondo la quale ci si doveva recare presso quattro autorità diverse per far certificare un documento.

Perché occorre?
Se apre un conto bancario svizzero per posta, la banca non vedrà l'originale del suo passaporto. Gli impiegati che lavoreranno alla sua domanda dovranno essere sicuri che la copia sia conforme all'originale. Ogni banca ha definito il proprio modo di stabilire se la copia del passaporto sia accettabile ai fini dell'apertura di un conto. Alcune banche accettano una copia del passaporto autenticata (legalizzata, certificata) da un notaio pubblico, ma la maggior parte richiederà l'apposizione sul documento di un'Apostille.

Dove posso farmi apporre un'Apostille?
Ogni paese firmatario dela Convenzione dell'Aja ha designato un'autorità all'interno del proprio territorio che possa apporre Apostille. Negli Stati Uniti, p.es., è l'ufficio del segretario di stato. In pratica, dovrà contattare un notaio per ottenere un'Apostille. Ci sono però dei notai che potrebbero non conoscere bene la procedura - potrebbero quindi proporre una forma sostitutiva che conoscono meglio. Se il documento non riporta in caratteri maiuscoli il termine "APOSTILLE", non si tratta della procedura giusta. Ricordi inoltre che non è obbligato a spiegare al notaio il motivo per cui richiede un'Apostille - dovrà solo dire che ne ha bisogno. Tenga infine presente che alcuni paesi non hanno firmato questo trattato e quindi non offrono la possibilità di ottenere l'Apostille.

A che cosa servono normalmente le Apostille?
Un'Apostille può servire quando viene richiesta la copia di un documento ufficiale straniero. Per es. per matrimoni, adozioni, successioni ereditarie, ma anche per semplici contratti internazionali. L'Apostille è una certificazione ufficiale del fatto che il documento è una copia conforme all'originale. Non certifica tuttavia la correttezza del contenuto del documento originale.

Che cosa devo fare se non riesco ad ottenerla?
Se le è stata richiesta l'Apostille per autenticare la copia del suo passaporto, la banca non accetterà alcuna forma sostitutiva. Se non riesce ad ottenerla, si metta in contatto con noi, per vedere se ci sono altri modi di legalizzare il suo documento. Non perda tempo cercando di ottenere un qualunque altro tipo di timbro ufficiale - non andrà bene e la banca non aprirà il conto.


ADEMPIMENTI DEL NOTAIO

La normativa prevede che il notaio si accerti dell’efficacia sia formale che sostanziale del documento legalizzato. Bisogna ora intendere se con tale affermazione si vuole rendere il notaio responsabile solamente della validità formale della procedura di legalizzazione od anche dell’intero documento ed in che modo debba svolgere l’analisi di merito dello stesso.

Posto che, evidentemente, non può essere messa in discussione la scelta di una determinata forma da parte del Pubblico Ufficiale straniero, derivata da quanto previsto dalla normativa vigente in quello Stato, non rimane altro che da chiedersi se il notaio debba e possa sindacare sulla corretta applicazione della medesima nel caso concreto.

A nostro parere no, vista l’impossibilità di essere a conoscenza delle procedure in uso nei vari Stati di provenienza; ciò non toglie che il notaio rimanga comunque obbligato ad una analisi approfondita del documento in questione, così da sincerarsi se esso sia realmente in grado di produrre gli effetti desiderati.

Per quanto poi concerne una valutazione di merito, il notaio è sicuramente tenuto a verificare che il contenuto dell’atto non sia contrario a quanto previsto dalla normativa vigente.
 

 

 


L’Italia, gli Stati Uniti d’America e molti altri paesi, sono firmatari della Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 in base alla quale è stata stabilita una procedura semplificata per la legalizzazione degli atti pubblici da utilizzare in Paesi diversi da quello che li ha rilasciati. Gli atti pubblici che devono essere presentati in un Paese straniero firmatario della predetta Convenzione, vengono autenticati tramite l’apposizione di una particolare attestazione, detta "APOSTILLE" che ne certifica l’autenticità della firma e la veridicità del sigillo o timbro ivi apposti, ai fini della sua validità legale.

L'APOSTILLE viene affissa dall’Ufficio del "Secretary of State" dello Stato in cui l’atto è stato emanato o legalizzato dal notaio pubblico.

Si tratta di una specifica annotazione che deve essere fatta sull’originale del certificato (può essere anche un Titolo di studio) rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato, da parte di una autorità identificata dalla legge di ratifica del Trattato stesso.
L’ APOSTILLE, quindi, sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata. Ne discende che se una persona ha bisogno di fare valere in Italia un certificato di nascita - un certificato di studio e vive in un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso l’ambasciata italiana e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso l’autorità interna di quello Stato (designata dall’atto di adesione alla Convenzione stessa) per ottenere l’annotazione della cosiddetta APOSTILLE sul certificato. Una volta effettuata la suddetta procedura quel documento deve essere riconosciuto in Italia, perché anche l’Italia ha ratificato la Convenzione e quindi in base alla legge italiana quel documento deve essere ritenuto valido, anche se redatto nella lingua di un diverso Paese (al punto che dovrebbe essere sufficiente una normale traduzione che si può ottenere anche in Italia per essere fatto valere di fronte alle autorità italiane).

E’ necessario precisare che la Convenzione riguarda specificamente l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri tra i quali rientrano, per espressa previsione della stessa, i documenti che rilascia un autorità o un funzionario dipendente da un’amministrazione dello Stato (compresi quelli formulati dal Pubblico Ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario), i documenti amministrativi, gli atti notarili, le dichiarazioni ufficiali indicanti una registrazione, un visto di data certa, un’autenticazione di firma apposti su un atto privato. La gamma di documenti per i quali si può superare l’esigenza di legalizzazione, mediante richiesta e annotazione della cosiddetta APOSTILLE direttamente da parte delle autorità interne dello Stato di provenienza, è amplissima.
 

 

La legalizzazione dei documenti stranieri
Che cos'è l' apostille

Convenzione dell'Aja per l'apostille

Dove Apostille
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 Como apostillar certificados notariales 

 


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